Hilfe & FAQ

App4KITAs ist eine DSGVO-konforme Kita-Software und Kita-App für Kindertagesstätten: Verwaltung, Kommunikation und Dokumentation für Leitung, Träger, Erzieher:innen und Eltern in einer Plattform. Übersicht der Funktionen: app4kitas.de/funktionen

Für den Kita-Alltag sind relevant: Träger-Admin (übergeordnet), Einrichtungsleitung (Admin), Erzieher:in und Elternteil. Jede Rolle hat eigene Zugriffsrechte. Weitere interne Rollen (z. B. Support) werden durch uns vergeben.

App4KITAs kostet 0,80 € pro Kind und Monat – ohne Grundgebühr. Web-Dashboard, Mobile App, Kernfunktionen, Updates und Support sind enthalten. Details und Beispiele: app4kitas.de/preise

Für einzelne Kitas, Träger mit mehreren Einrichtungen sowie Erzieher:innen und Eltern. Leitungen nutzen das Web-Dashboard; Eltern und Erzieher:innen die Mobile App. Mehr für Kitas: app4kitas.de/kitas – für Träger: app4kitas.de/traeger

Über das Kontaktformular auf dieser Hilfeseite, Support-Tickets in der Plattform (nach Login) oder per E-Mail an 1001@app4kitas.de. Den aktuellen Systemstatus finden Sie unter app4kitas.de/status

Eltern erhalten Zugang über einen Einladungslink ihrer Kita. Die Einrichtungsleitung legt Sorgeberechtigte an und sendet die Einladung. Darüber aktivieren Sie Ihr Konto. Eine Selbstregistrierung ist nicht möglich. Tipps für Eltern: app4kitas.de/eltern

Nutzen Sie die „Passwort vergessen“-Funktion auf der Login-Seite unter app4kitas.de/login. Sie erhalten eine E-Mail zum Zurücksetzen. Prüfen Sie ggf. auch den Spam-Ordner.

Nach mehreren Fehlversuchen wird das Konto vorübergehend gesperrt. Warten Sie die Sperrzeit ab oder wenden Sie sich an die Einrichtungsleitung bzw. an 1001@app4kitas.de.

Ja. Leitung und Träger-Admin können optional E-Mail-2FA aktivieren, um den Zugang zusätzlich abzusichern. Die Einstellung erfolgt im Profil bzw. in den Sicherheitseinstellungen der Einrichtung.

Die Mobile App für Eltern und Erzieher:innen ist über die App-Stores verfügbar. Informationen und Links: app4kitas.de/app

Daten werden in Rechenzentren deutscher Unternehmen verarbeitet, zugriffsgeschützt und DSGVO-konform geführt. Audit-Logs und Rollenrechte unterstützen nachvollziehbare Zugriffe; Leitung und Träger können optional E-Mail-2FA nutzen. Details: app4kitas.de/privacy

Einwilligungen (z. B. Fotos) werden digital erfasst und nachverfolgt. Eltern können Einwilligungen in der App erteilen oder widerrufen; die Leitung behält den Überblick über Status und Historie.

Im Datenschutz-Bereich der Plattform können berechtigte Nutzer:innen einen Export personenbezogener Daten anfordern. Einrichtungen nutzen zusätzlich Berichte und Exporte als PDF oder Excel. Hinweise zur Datenverarbeitung: app4kitas.de/datenverarbeitung

Ja. Zwischen der Kita bzw. dem Träger (Verantwortliche) und IMI UG als Auftragsverarbeiter wird ein AVV nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung: app4kitas.de/privacy

Check-in und Check-out erfolgen per QR-Code oder manuell. Leitung und Erzieher:innen sehen die Anwesenheit im Dashboard und in der App – ohne Papierlisten.

Nur berechtigte Erzieher:innen und die Einrichtungsleitung haben Zugriff auf die Protokolle der eigenen Einrichtung. Eltern sehen den Status ihrer Kinder gemäß den Freigaben der Kita.

Prüfen Sie Kamerazugriff der App, Beleuchtung und ob der Code aktuell ist. Alternativ können berechtigte Mitarbeitende den Check-in manuell im Dashboard erfassen. Bei anhaltenden Problemen: Statusseite app4kitas.de/status oder Support unter 1001@app4kitas.de

Eltern und Erzieher:innen können sich direkt oder in Gruppen Nachrichten senden – inklusive Anhängen (Bilder, PDFs). Zusätzlich gibt es Ankündigungen, Umfragen und Events mit RSVP – ohne unsichere Messenger.

Sie erhalten Push- und E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Nachrichten, wichtigen Ereignissen und Terminen. Die Einstellungen können im Profil angepasst werden.

Eltern melden Abwesenheiten über die Mobile App oder das Eltern-Portal. Die Einrichtung erhält die Meldung zentral und kann sie in Anwesenheit und Kommunikation nachverfolgen.

Die Einrichtungsleitung kann Gruppen anlegen, Kinder zuweisen, Sorgeberechtigte pflegen und Erzieher:innen verwalten. Stammdaten lassen sich importieren und als Excel oder PDF exportieren.

Ja. Einrichtungen können Kinder- und Stammdaten strukturiert importieren, um den Start und die Migration zu erleichtern – statt alles manuell neu anzulegen.

Daten werden nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Die Einrichtungsleitung kann zudem Löschanfragen im Rahmen der DSGVO-Prozesse initiieren.

Legen Sie Sorgeberechtigte in den Stammdaten an und senden Sie die App-Einladung. Eltern aktivieren ihr Konto über den Link. Ohne Einladung ist kein Eltern-Zugang möglich.