Funktionen im Überblick
Kita-App Funktionen – Kommunikation, Dokumentation und Verwaltung
Die Kita-App und Kita-Software App4KITAs bündelt den Kita-Alltag in drei Säulen: Kommunikation, Dokumentation und Verwaltung. Diese Seite zeigt alle Funktionen entlang dieser Struktur.
Kommunikation
Sicher, nachvollziehbar und datenschutzkonform: Informationen, Termine und Rückmeldungen laufen zentral über App4KITAs – statt verstreuter Kanäle.
Ankündigungen & interner Austausch
Ankündigungen und Dokumente zentral im Dashboard und in der App teilen – mit Lesebestätigungen und klarem Verlauf. Professionelle Alternative zu privaten Messenger-Gruppen.
Abwesenheitsmanagement
Meldungen zu Kinder- und Team-Abwesenheiten zentral erfassen und übersichtlich darstellen – für Planung und Transparenz im Alltag.
Gesundheitswarnungen
Hinweise in der Einrichtung erfassen und Eltern gezielt informieren – für alle oder einzelne Gruppen, mit klaren Empfehlungen und schneller Reaktion.
Gruppen-Nachrichten
Informationen gezielt an Gruppen senden – alle Beteiligten gleichzeitig erreichen, ohne Mehrfachversand und mit weniger Missverständnissen.
Events und Termine
Veranstaltungen planen, Gruppen zuordnen, Zusagen per RSVP verfolgen – Kalender- und Listenansicht, Teilnehmerübersicht, Export als PDF oder Excel.
Umfragen und Feedback
Umfragen anlegen, Empfängerkreise wählen und Antworten auswerten – für Beteiligung und fundierte Entscheidungen im Team und mit Eltern.
Chat in der Kita
Direktnachrichten und Gruppenchats zwischen Erzieher:innen, Leitung und Eltern – inklusive Anhängen, Lesebestätigungen und Suche. Auch mobil nutzbar – ohne WhatsApp.
Dokumentation
Kennzahlen, Entwicklung, Medien und Auswertungen an einem Ort – für Leitung, Team und, wo vorgesehen, einfache Einbindung der Eltern.
Dashboard und Übersicht
Kennzahlen im Dashboard
Übersichtskarten zu Kindern, Gruppen und Team; Anwesenheit, Abwesenheit und Verspätungen aktuell im Dashboard; aktuelle Gruppenstärke für die Tagesplanung.
Aktivitäten und Aufgaben
Aktivitäten der Einrichtung nachvollziehen und persönliche Aufgaben mit Prioritäten verwalten – damit der operative Überblick erhalten bleibt.
Betreuungszeit-Kennzahlen
Vertragliche Betreuungszeiten auswerten: Mehrbedarf und Minderbedarf erkennen – ergänzend zur Anwesenheitsdauer aus Check-ins.
Portfolio, Fotos und Daten
Entwicklung und Portfolio
Entwicklung jedes Kindes mit Fotos und Notizen dokumentieren – für das Team nachvollziehbar, für Eltern auf Wunsch transparent.
Fotos und Datenmanagement
Medien und Dateien kontextbezogen zu Kindern, Gruppen oder Ereignissen ablegen – schnell wiederfindbar und geordnet.
Notizen an Eltern
Kindbezogene Notizen mit Typ (z. B. Gesundheit, Entwicklung) und optionalen Medienanlagen – für das Team nachvollziehbar und für berechtigte Eltern in der App sichtbar.
Berichte, Protokolle und Analyse
Berichte und Protokolle
Kindbezogene Notizen und Berichte inklusive Anhängen (Fotos, Videos bis 50 MB, PDFs) – typisiert für Alltag, Gesundheit, Entwicklung und mehr.
Datenanalyse und Export
Tages- und Monatsauswertungen, Verspätungen, Fehlzeitenmuster, Gruppenvergleiche und Zeitanalysen – filterbar und als PDF oder Excel exportierbar.
Träger: Kennzahlen über den Verbund
Für Träger:innen zentrale Auswertungen über Einrichtungen, Kinder, Team und Anwesenheit – ergänzend zur Verwaltung im Träger-Dashboard.
Verwaltung
Stammdaten, Anwesenheit und Organisation digital führen – von der Kita-Ebene bis zur Trägersteuerung.
Kinder, Gruppen und Personalstammdaten
Stammdaten & Import
Kinder und Erzieher:innen zentral pflegen, Gruppen zuordnen, Gesundheitsdaten abbilden – inklusive Stammdaten-Import und Export als Excel oder PDF.
Sorgeberechtigte & App-Zugang
Sorgeberechtigte als Kita-Stammdaten führen und per Einladung den Eltern-App-Zugang freischalten – getrennt von Abholberechtigten und klar dokumentiert.
Einwilligungsverwaltung
Einwilligungen digital erfassen, Status einsehen und Historie nachverfolgen – DSGVO-nahe Prozesse statt Papierordner.
QR-Codes
Pro Kind automatisch erzeugen, einzeln oder für Gruppen drucken – für einen reibungslosen Ablauf am Eingang.
Digitale Check-in- und Check-out-Prozesse
Erfassung
Check-in per QR oder manuell, Tagesübersicht für Leitung und Team, Historie pro Kind – weniger Fehler, mehr Transparenz.
Auswertungen
Auswertungen zu Anwesenheit, Verspätungen und Methoden – als Grundlage für Gespräche und Planung.
Dienstplanung und Arbeitszeiten
Team und Sitzungen
Erzieher:innen-Sitzungen und Zeiten digital planen und dokumentieren, wiederkehrende Termine abbilden – mit Export für Nachweise im Rahmen Ihrer Organisation.
Kalender und Schließzeiten
Schließtage und Feiertage pflegen, damit Planung, Kommunikation und Anwesenheit zusammenpassen.
Träger und Mandantenführung
Träger-Dashboard
Kennzahlen über Einrichtungen und Nutzung, Hinweise zu inaktiven Zugängen und fehlgeschlagenen Logins.
Einrichtungen und Benutzer:innen
Einrichtungen und Admins verwalten, Benutzer:innen des Trägers mit Status und Sicht auf die jeweilige Kita – ohne Elternkonten in dieser Übersicht.
Modul- & Messaging-Policy
Träger steuern, welche Module und Kommunikationswege in den Einrichtungen aktiv sind – inklusive Passwortrichtlinien für mehr Sicherheit.
Mobile App
Leitung und Team
QR-Scanner, Kinderliste, Kurzstatistiken, Aufgaben und Gesundheitsübersicht – für den mobilen Alltag in der Einrichtung.
Eltern
Kinderübersicht, Notizen mit Medien, Chat in der eigenen Kita, Portfolio, QR zum Check-in, Abwesenheitsmeldungen und Historie – Zugang per Einladung.
Hinweis: Eltern erhalten Zugang über einen Einladungslink der Kita. Die Leitung legt Sorgeberechtigte an und sendet die Einladung – erst nach Aktivierung besteht Zugriff auf kindbezogene Inhalte.